Zásady zpracování osobních údajů

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů určených pro zákazníky INTENS, které vydala společnost INTENS Corporation s.r.o. IČ 284 35 575, DIČ CZ28435575, se sídlem Šafaříkova 201/17, 120 00 Praha 2 – Vinohrady („Zásady“ a „společnost INTENS“), je informovat zákazníky o tom, jaké osobní údaje o nich společnost INTENS jako správce zpracovává při poskytování služeb pod značkou Moje dopravní info, k jakým účelům a jak dlouho společnost INTENS tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva zákazníkům v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.
Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů uživatelů služeb, zájemců o služby provozovaných společností INTENS („zákazník“), a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti INTENS.
Tyto Zásady jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti společnosti INTENS jako správce dle čl. 13 GDPR.
+    1. Kategorie osobních údajů

1.1 Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost INTENS schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může ze strany společnosti INTENS dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1.2 Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy (fakturace za služby). Jedná se zejména o:
• akademický titul
• jméno a příjmení
• název obchodní firmy
• rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)
• IČO, DIČ
• adresa trvalého pobytu
• adresa sídla nebo místa podnikání
• fakturační adresa
• identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí
• identifikační údaje plátce za služby
• bankovní spojení
• smlouva a podpis
V případě předplacených služeb jsou z kategorie osobních identifikačních a adresních údajů zpracovány pouze údaje, které zákazník INTENS dobrovolně sdělí, a tyto údaje navíc nejsou žádným způsobem autorizovány.

1.3 Kontaktní údaje

Jedná se zejména o:
• kontaktní telefonní číslo
• kontaktní e-mail

1.4 Údaje o odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce

Jedná se zejména o:
• druh a specifikace, případně tarif poskytované služby
• objem poskytnutých služeb a jejich cena
• informace o platební morálce

1.5 Ostatní údaje generované v souvislosti s poskytováním služeb

Tyto údaje vznikají při poskytování služeb, které nejsou službami elektronických komunikací, při využívání aplikace Moje Dopravní Info společnosti INTENS nebo při poskytování služeb elektronických komunikací nad rámec údajů potřebných pro přenos zprávy. Jedná se zejména o:
• hardwarový a softwarový profil zařízení
• dopravní trasy a jejich nastavení (časový rozvrh, způsob informování o dopravních událostech, zpoždění atd.)

1.6 Údaje z komunikace mezi INTENS a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb mezi společností INTENS a zákazníkem. Jedná se o písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a společností INTENS.

+    2. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

2.1 Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu INTENS nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

2.2 Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů INTENS

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností INTENS a pro ochranu oprávněných zájmů INTENS je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti INTENS je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout. Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:
• poskytování služeb (plnění smlouvy)
• vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
• plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
• účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
• procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
Osobní údaje pro tyto dílčí účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

2.3 U zákazníků služeb je společnost INTENS oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností INTENS po dobu 3 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společnosti INTENS.

2.4 V případě jednání mezi společností INTENS a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost INTENS oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

2.5 Faktury vystavené společností INTENS jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

2.6 Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných společností INTENS V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných společností INTENS, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek služeb Moje Dopravní Info provozovaných INTENS.

+    3. Kategorie dalších příjemců osobních údajů

3.1 Společnost INTENS při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti INTENS, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti INTENS a nesmí je využít jinak. Jde zejména o zajištění účetních služeb, činnost advokátů, auditorů nebo obchodní zastoupení. Společnost INTENS každého dodavatele pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

3.2 Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

+    4. Způsob zpracování osobních údajů

4.1 Společnost INTENS zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost INTENS vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

+    5. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

5.1 Subjekt údajů má v případě, že je pro INTENS identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže INTENS svoji totožnost, níže uvedená práva. Tato práva je nutné uplatnit způsobem, který je pro uplatnění konkrétního práva určen. Na žádosti uplatněné v rozporu s těmito zásadami nebude brán zřetel. Uvedená práva je též možné realizovat pouze ve vztahu k osobním údajům, u nichž je nepochybné, že patří žadateli.

5.2 Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje následující práva:
• získat potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
• získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
• získat kopii osobních údajů v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
V případě opakované žádosti bude společnost INTENS oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
V případě, že by výkonem práva na kopii osobních údajů mohlo ve vztahu k určitým kategoriím osobních údajů dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob (např. když není jasné, že provozní a lokalizační údajů patří žadateli o kopii, nelze žádosti v rozsahu těchto kategorií údajů v souladu se stanoviskem Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 6/2013 vyhovět. Společnost INTENS rovněž v rámci žádostí o kopii údajů neposkytuje dokumenty jako např. smlouvy či faktury, které již zákazník od společnosti INTENS prokazatelně obdržel.

5.3 Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost INTENS zpracovávat. Zákazník, má rovněž povinnost oznamovat společnosti INTENS změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zákazník je zároveň povinen společnosti INTENS poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm společnost INTENS zpracovává, nejsou přesné. Společnost INTENS provede opravu bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit u INTENS za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

5.4 Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost INTENS neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost INTENS má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů přesto domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může uplatnit žádost o výmaz u INTENS za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

5.5 Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to zasláním písemné žádosti na adresu sídla společnosti INTENS.

5.6 Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti INTENS v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude společnost INTENS informovat jednotlivé příjemce s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů může společnost INTENS poskytnout informaci o těchto příjemcích.

5.7 Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo vyžádat si od společnosti INTENS osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl společnosti INTENS v souvislosti s pracovní smlouvou nebo na základě souhlasu a které se zpracovávají automatizovaně, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále právo žádat o předání těchto údajů jinému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit u společnosti INTENS za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

5.8 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti INTENS.
V případě, že společnost INTENS neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost INTENS zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti INTENS.

5.9 Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv po jeho účinnosti odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to např. telefonicky. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

5.10 Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost INTENS uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

5.11 Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).